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Gestión Informatizada de Sistemas de Calidad, Medioambiente y Prevención: ¿Gestión Documental o Gestión de Información?

Domingo Rey Peteiro
Director Gerente
Sinapsys Business Solutions, S.L.
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com

La burocracia de la Gestión de los Sistemas: ¿Cero papeles es posible?

En algunas organizaciones, el sistema de gestión de calidad, medioambiente o prevención no es más que un conjunto de documentos que se crean, revisan, aprueban y archivan, sin que lleguen a ser utilizados por el personal. Esta documentación sólo sirve la mayoría de los casos para acumular polvo en una estantería. Cuando se actualizan estos documentos, ya sea por cambios en la reglamentación, normativa aplicable o cambios organizativos, es necesario dedicar mucho tiempo. Una vez actualizados, dichos documentos volverán a almacenarse en su lugar de archivo. Por ello no resulta extraño que los sistemas de gestión normalizados (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, EN 9100, ISO 17025, ISO 17020, ISO 17021, ISO TS 16949, etc.) hayan adquirido la injusta fama de ser de excesivamente burocráticos.

¿Cero papeles? ¿Gestión documental o gestión de datos e información?

El mejor sistema de gestión es el que genera menos burocracia y menos papeles, cumpliendo su objetivo final: controlar los riesgos, prevenir los fallos y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos. Por ello la primera premisa a considerar es minimizar el volumen de datos e información a incluir en nuestro sistema.

La segunda premisa es informatizar los datos en la medida de lo posible, pero… ¡¡¡atención!!!: guardar los documentos en formato electrónico (pdf, Word, Excel, imagen y otros) no constituye un registro electrónico adecuado ya que el simple hecho de convertir un papel en formato electrónico no asegura los siguientes requisitos de gestión:
• Autenticidad
• Seguridad de los datos
• Posibilidad de análisis de datos

En consecuencia, un software de gestión documental no es la solución idónea para la gestión de un sistema de calidad, medioambiente y prevención ya que no gestiona datos, sino documentos.

Ventajas de la gestión de datos e información

El software de gestión con base de datos, realmente es la solución para la mejora de los sistemas de gestión, ya que permite:
• Reducir errores de trascripción
• Actualizar los datos en tiempo real
• Dar acceso a los datos de forma controlada a los destinatarios que deban conocerlos
• Reducir trabajo burocrático: cada dato se registra una única vez
• Analizar los datos (es decir, convertir los datos en información relevante que permita saber qué sucede, por qué sucede y nos facilite la toma de decisiones adecuadas para seguir mejorando nuestra gestión)

¿Cómo gestionar datos e información en los sistemas de gestión?

Desde hace más de dos décadas, las organizaciones más avanzadas comenzaron a implantar sistemas informáticos que permiten la planificación y el control de los procesos y los recursos: aplicaciones tipo MRP (Material Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) y SCM (Suply Chain Management). Dichas aplicaciones permiten controlar los datos relativos a los procesos clave (comercial, ingenería, compras, fabricación, almacenes, expediciones, facturación, tesorería, contabilidad analítica, contabilidad financiera).

Estos MRP, ERP, CRM y SCM han tenido mucho éxito en la mejora de las organizaciones, ya que facilitan la sistematización de los procesos y permiten disponer de información en tiempo real que resulta crucial para la gestión. Desafortunadamente estas aplicaciones de gestión operativa no suelen incluir todas las funciones necesarias para la gestión de los sistemas de calidad, medioambiente y prevención, tales como registro de incidencias, auditorias, objetivos, formación, acciones correctivas y preventivas, sugerencias de mejora, evaluación de la satisfacción de los clientes, gestión de residuos, identificación y evaluación de aspectos ambientales, riesgos de calidad, riesgos laborales, etc.. Estos requisitos se han contemplado tradicionalmente como “extras” de la gestión, y no como requisitos esenciales por lo que han quedado fuera de estos sistemas de gestión operativa.

Las tecnologías de la información permiten integrar aplicaciones de software de calidad, medioambiente y prevención con sistemas informáticos MRP/ERP/CRM/SCM de forma que todos los requisitos y procesos se manejen de forma unificada. Un adecuado software de gestión de sistemas integrado con los sistemas de gestión operativa presenta numerosas e importantes ventajas:
• Evita duplicidad en los datos – frente a la alternativa de sistemas de gestión no integrados
• Reduce la carga de trabajo burocrático
• Evita errores en los datos
• Facilita y mejora la trazabilidad de los productos y los procesos
• Permite disponer de información integral válida para la toma de decisiones (pudiendo crearse cuadros de mando que contemplen todas las perspectivas: económico-financiera, procesos, clientes, innovación y desarrollo, personas)
• Permite compartir la información no sólo entre el personal interno de la organización sino también con otras partes interesadas externas (clientes/proveedores/administraciones/entidades de verificación de la conformidad/accionistas/ciudadanos) estableciendo los oportunos niveles de acceso en función del tipo y destinatarios de la información

En resumen: la integración del sistema informático de gestión de calidad, medioambiente y prevención con los sistemas informáticos de gestión operativa permite mejorar la planificación y el control de la gestión, con la consiguiente mejora de la competitividad de las organizaciones.

¿Cómo elegir el software de gestión de sistemas?

Para seleccionar un software de gestión de sistemas de calidad, medioambiente y prevención, una organización debe considerar diversos factores que le permitan elegir la alternativa idónea. Las preguntas siguientes pueden servir de guía:
• ¿La aplicación permite la integración con aplicaciones existentes de gestión operativa y, en caso afirmativo, de qué forma y a qué costo?
• ¿La aplicación ofrece un alto grado de flexibilidad y escalabilidad?
• ¿Es la aplicación lo suficientemente completa como para dar respuesta a todas las necesidades de gestión de sistemas presentes y futuras?
• ¿Es lo suficientemente sencilla de manejo y amigable para el usuario?
• ¿Puede llevarse a cabo su implantación de forma rápida y sencilla?
• ¿Permite acceso remoto?
• ¿Dispone de sistemas de seguridad avanzados?
• ¿Ofrece el proveedor actualizaciones periódicas?
• ¿Ofrece el proveedor un servicio de asistencia técnica adecuado?

Para más información sobre Bemus®:
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