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Programas Informáticos para la Gestión de Sistemas (Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales): Nuevas Tendencias

Domingo Rey Peteiro
Director Gerente
Sinapsys Business Solutions, S.L.
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com



Resumen

Las organizaciones deben utilizar el software de gestión de calidad, medio ambiente y prevención no sólo con la finalidad de cumplir con los requisitos de las normas de referencia, sino también para mejorar su competitividad. Aquellas empresas que integran su sistema de gestión de calidad, medio ambiente y prevención con los sistemas existentes de gestión serán más competitivas, tanto en la calidad del producto/servicio como en la reducción de costes y burocracia. Bemus® es una plataforma de gestión de sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de nueva generación que permite implantar y mantener sistemas eficientes de forma sencilla y rentable.

Introducción: La innecesaria burocracia de los sistemas de gestión normalizados

Los sistemas de gestión normalizados son objeto de una crítica generalizada: generan excesiva burocracia. Es cierto que en la mayoría de organizaciones, la implantación de los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención añade más burocracia a la gestión. Sin embargo, la burocracia excesiva de lo sistemas no es consecuencia directa de los requisitos que establecen las normas de referencia, sino de la forma en la que se cumplen dichos requisitos. Diseñar e implantar un sistema ineficiente y complejo requiere poco conocimiento y esfuerzo, pero diseñar e implantar un sistema eficiente y sencillo por el contrario requiere gran conocimiento y esfuerzo.

Claves para diseñar e implantar sistemas de gestión “eficientes y sencillos”

Sin pretender ser exhaustivos, se enumeran a continuación algunas claves que deben ser consideradas cuando se pretende implantar un sistema de gestión “eficiente y sencillo”:

  1. No confundir los “ques” con los “comos”
  2. Integrar el sistema de gestión (calidad, medio ambiente y/o prevención) con los demás sistemas existentes en la empresa
  3. Simplificar la documentación y los registros
  4. No confundir la documentación con el propio sistema
  5. No tener como único objetivo “la certificación” y perder de vista la “eficiencia” del sistema
1. No confundir los “ques” con los “comos”

Las normas de referencia de los sistemas de gestión establecen requisitos, pero no la forma en la que dichos requisitos deben satisfacerse. Dicho de otra forma: las normas de gestión dictan lo que se debe lograr, pero no la forma de hacerlo. Esta flexibilidad es un arma de doble filo, porque algunas organizaciones confunden los requisitos con los métodos o tecnologías para satisfacerlos:

  • Si analizamos el requisito “8.2.1 Satisfacción de los clientes” de la norma ISO 9001:2008: La organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización”; observamos que la norma no implica la necesidad de realizar encuestas de satisfacción de clientes, aunque en la gran mayoría de implantaciones, se adopta esta metodología que genera “burocracia” inútil ya que, en muchos casos las encuestas no aportan información fidedigna y relevante para la mejora.
  • Otro ejemplo lo encontramos en el control metrológico de los equipos de medida: en muchas organizaciones se realizan calibraciones externas periódicas sin tener en cuenta las condiciones de uso del equipo ni la posibilidad de realizar verificaciones intermedias entre cada calibración. Estas calibraciones externas periódicas en muchos casos son evitables.
2. Integrar el sistema de gestión (calidad, medio ambiente y/o prevención) con los demás sistemas existentes en la empresa

En muchas organizaciones, los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención se implantan de forma paralela a los sistemas de gestión existentes (planificación estratégica, planificación y control presupuestario, gestión comercial, ingeniería, gestión de operaciones, gestión de personal, gestión económico-financiera). La falta de integración de sistemas genera ineficiencias, ya que no se producen las necesarias sinergias entre los sistemas. Algunos ejemplos:

  • En muchos sistemas de calidad no se calculan los costes de no calidad, que constituyen una información muy relevante para el sistema de planificación y control presupuestaria
  • Una fallo muy habitual en los sistemas, es no relacionar los objetivos de calidad, medio ambiente y prevención con el plan estratégico o plan de negocio.
  • Algunas organizaciones utilizan software específico para determinados requisitos de control de calidad (por ejemplo, software para el control estadístico del proceso, software para el control metrológico de equipos, software para el control de la documentación, software para estudios de análisis modal de fallos y efectos). Estos sistemas son tradicionalmente aplicaciones independientes. Estas aplicaciones individuales se han promocionado como sistemas completos de gestión de calidad, que sin embargo no responden a todas las necesidades de un sistema de gestión. El principal inconveniente de estos programas ha sido su incapacidad para establecer vínculos efectivos de integración con los demás sistemas de gestión de la empresa. 
    • 3.Simplificar la documentación y los registros

La falta de integración de los sistemas conlleva en muchos casos la generación de registros y documentos duplicados o innecesarios. Algunos ejemplos:

En la mayoría de organizaciones, disponen de programas informáticos para la gestión comercial que incluyen bases de datos de clientes y proveedores. Cuando no se integra el nuevo sistema (de calidad, medio ambiente y/o prevención) con el sistema de gestión comercial se generan registros duplicados e innecesarios de clientes, proveedores y pedidos de venta y compra para dar respuesta a los requisitos de las normas de referencia (por ejemplo, apartados “7.2 Procesos relacionados con el cliente” y “7.4 Compras” de la norma ISO 9001:2008 así como “4.4.6 Control operacional” de la Norma ISO 14001:2004)

Los registros de no conformidades de los sistemas no integrados, no están relacionados con las bases de datos de proveedores, órdenes de fabricación, pedidos de compra o pedidos de venta, lo que requiere mayor esfuerzo en el registro y dificulta el análisis estadístico de las no conformidades.

4. No confundir la documentación con el propio sistema

En algunas organizaciones se mantiene la creencia de que un sistema de gestión no es más que un conjunto de documentos que se crean, se controlan, archivan y distribuyen. Esta idea lleva a pensar que cuantos más documentos y registros compongan el sistema, más completo será. Este es un concepto totalmente erróneo, ya que la esencia de un sistema de gestión no son los documentos y los registros sino los procesos, los recursos, las personas, los métodos y la organización necesaria para cumplir los objetivos y requisitos que la organización se proponga. En la práctica, los mejores sistemas son los que logran cumplir dichos objetivos y requisitos con el mínimo volumen de documentos y registros.

5. No tener como único objetivo “la certificación” y perder de vista la “eficiencia” del sistema

Cuando se decide implantar un sistema de gestión normalizado, debe evitarse la ceguera de buscar únicamente la certificación del sistema. Cuando sólo se persigue este fin, el sistema acaba siendo un “centro de coste” que no aporta más beneficio que el de permitir lucir un certificado. Un sistema de gestión puede y debe ser una herramienta que permita optimizar los procesos, reducir costes, mejorar el desempeño y en consecuencia mejorar la competitividad y los resultados del negocio.

La nueva generación de software de gestión de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales

La mayoría de los sistemas informáticos de gestión de calidad, medio ambiente y prevención existentes en el mercado muestran carencias probablemente derivadas de la falta de consideración de las claves anteriormente enumeradas:

  • Un elevado porcentaje de las aplicaciones comercializadas como “software de gestión de calidad” son en realidad programas de gestión documental, que se limitan a facilitar la generación y control de los documentos. Obviamente estos programas no permiten simplificar la documentación, sino tan sólo agilizar su control.
  • La gran mayoría del software de gestión de sistemas de calidad, medio ambiente y prevención convencionales no permite la integración con los programas de gestión existentes en las organizaciones en las que se implanta.

Bemus®: Software de Gestión de Sistemas de nueva generación

La nueva generación de aplicaciones de gestión de calidad, medio ambiente y prevención permiten integrar en una sola solución la gestión de toda la organización. La integración del sistema de gestión de calidad, medioambiente y prevención con los demás sistemas de gestión de la organización beneficia significativamente la eficiencia y en consecuencia la rentabilidad.

Bemus® es una plataforma de gestión de sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de nueva generación. Los potenciales clientes de Bemus® son organizaciones de cualquier tipo o sector que tengan implantado o deseen implantar sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Está especialmente recomendada para aquellas empresas que quieran implantar sistemas eficientes e integrados.

Bemus® no presenta las limitaciones de las herramientas convencionales anteriormente citadas, ya que:

  • No tiene como finalidad principal y exclusiva la gestión documental, sino que abarca la gestión de todos los elementos de los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención (objetivos, indicadores, identificación y verificación del cumplimiento de requisitos reglamentarios y normativos, no conformidades, costes de no calidad, auditorias, control de equipos de medida, mantenimiento de equipos, formación del personal, comunicación interna, comunicación externa, gestión de epis, gestión de incidentes y accidentes, definición de responsabilidades, identificación y evaluación de riesgos, acciones correctivas, acciones preventivas, sugerencias de mejora, controles de proceso, controles de producto, gestión de tareas)
  • Permite la integración de la gestión de los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención con los sistemas de gestión empresarial, ya que está desarrollado sobre una plataforma ERP-CRM que puede abarcar todas las funciones de una organización
  • Evita la duplicidad de registros y la complejidad de la documentación
  • Permite la automatización de los procesos y en consecuencia la mejora de su eficiencia
  • Permite disponer de indicadores avanzados de gestión en tiempo real que mejoran el control de los procesos de negocio y facilitan la toma de decisiones basada en datos fidedignos y relevantes

Funciones de Bemus®

Entre otras, las funciones de esta aplicación son: 

GENERALES: 

  • Clientes y proveedores 
  • Productos y servicios
  • Perfiles de usuario 
  • Definición y desglose de procesos 
  • Planes de control de procesos y productos 
  • Agenda para la planificación y seguimiento de todo tipo de tareas
  • Avisos al usuario vía e-mail
  • Exportación a excel
  • Centros de trabajo
  • Maquinaria e instalaciones - inventario, mantenimiento correctivo, preventivo
  • Gestión de equipos de medida - calibraciones y verificaciones
  • Gestión de la documentación el sistema
  • Gestión de documentación externa
  • Base de datos de referencias legales y normativas
  • Verificación del cumplimiento de requisitos legales y normativos
  • Gestión de noticias

RECURSOS HUMANOS: 

  • Puestos de trabajo – perfiles de puesto
  • Empleados  - base de datos de empleados
  • Habilidades y conocimientos – base de datos de conocimientos – gestión de competencias
  • Planes de formación y registros de formación
  • Grupos de contactos
  • Evaluación del clima laboral

MEJORA:

  • Auditorias
  • No conformidades 
  • Acciones correctivas 
  • Acciones preventivas 
  • Sugerencias de mejora
  • Gestión de reuniones – actas de reunión - revisión por la dirección 
  • Planes de comunicación interna
  • Planes de objetivos y metas – planificación de acciones
  • Cuadro de mando de indicadores

CALIDAD:

  • Análisis modal de fallos y efectos - AMFE / APPCC  - riesgos de calidad
  • Quejas y reclamaciones 
  • Evaluación de la satisfacción de los clientes 

PREVENCIÓN de RIESGOS LABORALES: 

  • Gestión de equipos de protección individual (epis) 
  • Investigación y análisis de incidentes y accidentes
  • Evaluación de riesgos laborales 

MEDIO AMBIENTE: 

  • Evaluación de aspectos medio ambientales 
  • Gestión de residuos

Características diferenciales de Bemus®

  • Escalabilidad: posibilidad de ampliar funciones a todos los ámbitos de la gestión (planificación y control presupuestario, comercial, económico-financiera, producción)
  • Flexibilidad: adaptable a las especificidades de cada organización
  • Facilidad de manejo: amigable, utilización muy sencilla
  • Integración: posible vincular con aplicaciones existentes de gestión
  • Velocidad de base de datos: base de datos con prestaciones similares o superiores a Oracle
  • Robustez: programada a prueba de fallos
  • Accesibilidad: acceso vía Internet
  • Capacidad de exportación a Excel
  • Avisos vía e-mail

Las opciones de adquisición de este software son:

  • Instalación particular y adquisición de licencias
  • SaaS: Software as a Service – pago por utilización sin coste de licencias

Ventajas de Bemus®

Bemus® es una solución completa y avanzada de gestión de sistemas de calidad, medioambiente y prevención de riesgos laborales. Permite disponer en tiempo real de información de la gestión de la empresa desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Otra ventaja diferencial de Bemus® es la posibilidad de integrar y ampliar las funciones del programa a demanda del cliente, pudiendo abarcar todas las funciones de la gestión operativa  de cualquier empresa (marketing, compras, producción, almacenes, facturación, contabilidad, gestión de proyectos). Bemus® permite implantar y mantener sistemas de gestión eficientes de forma sencilla y rentable.

Para más información sobre Bemus®:
Sinapsys Business Solutions, S.L.
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Aplicaciones Informáticas de gestión
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www.sinap-sys.com
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