Programas Informáticos para a Xestión de Sistemas (Calidade, Medio Ambiente e Prevención de Riscos Laborais): Novas Tendencias

Domingo Rey Peteiro

Director Xerente

Sinapsys Business Solutions, S.L.

www.sinap-sys.com

sinapsys@sinap-sys.com

Resumo

As organizacións deben empregar o software de xestión de calidade, medio ambiente e prevención non só coa finalidade de cumprir cos requisitos das normas de referencia, senón tamén para mellorar a súa competitividade. Aquelas empresas que integran o seu sistema de xestión de calidade, medio ambiente e prevención cos sistemas existentes de xestión serán máis competitivas, tanto na calidade do produto/servizo como na redución de custos e burocracia. Bemus^® é unha plataforma de xestión de sistemas de calidade, medio ambiente e prevención de nova xeración que permite implantar e manter sistemas eficientes de forma sinxela e rendible.

Introdución: A innecesaria burocracia dos sistemas de xestión normalizados

Os sistemas de xestión normalizados son obxecto dunha crítica xeneralizada: xeran excesiva burocracia. É certo que na maioría de organizacións, a implantación dos sistemas de calidade, medio ambente e prevención engade máis burocracia á xestión. Con todo, a burocracia excesiva do sistemas non é consecuencia directa dos requisitos que establecen as normas de referencia, senón da forma na que se cumpren devanditos requisitos. Deseñar e implantar un sistema ineficiente e complexo require pouco coñecemento e esforzo, pero deseñar e implantar un sistema eficiente e sinxelo pola contra require gran coñecemento e esforzo.

Claves para deseñar e implantar sistemas de xestión "eficientes e sinxelos"

Sen pretender ser exhaustivos, enuméranse a continuación algunhas claves que deben ser consideradas cando se pretende implantar un sistema de xestión "eficiente e sinxelo"

1. Non confundir os “ques” cos “comos”
2. Integrar o sistema de xestión (calidade, medio ambiente e/ou prevención) cos demais sistemas existentes na empresa
3. Simplifica-la documentación e os rexistros
4. Non confundir a documentación co propio sistema
5. Non ter como único obxectivo "a certificación" e perder de vista a "eficiencia" do sistema

1. Non confundir os “ques” cos “comos”

As normas de referencia dos sistemas de xestión establecen requisitos, pero non a forma na que devanditos requisitos deben satisfacerse. Dito doutra forma: as normas de xestión ditan o que se debe lograr, pero non a forma de facelo. Esta flexibilidade é unha arma de dobre fío, porque algunhas organizacións confunden os requisitos cos métodos ou tecnoloxías para satisfacelos:

• Si analizamo-lo requisito "8.2.1 Satisfacción dos clientes" da norma ISO 9001:2008: "A organización debe realizar o seguimento da información relativa á percepción do cliente con respecto ao cumprimento dos seus requisitos por parte da organización"; observamos que a norma non implica a necesidade de realizar enquisas de satisfacción de clientes, aínda que na gran maioría de implantacións, adóptase esta metodoloxía que xera "burocracia" inútil xa que, en moitos casos as enquisas non achegan información fidedigna e relevante para a mellora.
• Outro exemplo atopámolo no control metrolóxico dos equipos de medida: en moitas organizacións realízanse calibraciones externas periódicas sen ter en conta as condicións de uso do equipo nin a posibilidade de realizar verificacións intermedias entre cada calibración. Estas calibraciones externas periódicas en moitos casos son evitables.

Integrar o sistema de xestión (calidade, medio ambiente e/ou prevención) cos demais sistemas existentes na empresa

En moitas organizacións, os sistemas de calidade, medio ambiente e prevención implantar de forma paralela aos sistemas de xestión existentes (planificación estratéxica, planificación e control orzamentario, xestión comercial, enxeñaría, xestión de operacións, xestión de persoal, xestión económico-financeira). A falta de integración de sistemas xera ineficencias, xa que non se producen as necesarias sinerxías entre os sistemas. Algúns exemplos:

• En moitos sistemas de calidade non se calculan os custos de non calidade, que constitúen unha información moi relevante para o sistema de planificación e control orzamentaria
• Un fallo moi habitual nos sistemas, é non relacionar os obxectivos de calidade, medio ambente e prevención co plan estratéxico ou plan de negocio.
• Algunhas organizacións utilizan software específico para determinados requisitos de control de calidade (por exemplo, software para o control estatístico do proceso, software para o control metrolóxico de equipos, software para o control da documentación, software para estudos de análise modal de fallos e efectos). Estes sistemas son tradicionalmente aplicacións independentes. Estas aplicacións individuais promocionáronse como sistemas completos de xestión de calidade, que con todo non responden a todas as necesidades dun sistema de xestión. O principal inconvinte destes programas foi a súa incapacidade para establecer vínculos efectivos de integración cos demais sistemas de xestión da empresa.

3.Simplificar a documentación e os rexistros

A falta de integración dos sistemas leva en moitos casos a xeración de rexistros e documentos duplicados ou innecesarios. Algúns exemplos:

Na maioría de organizacións, dispoñen de programas informáticos para a xestión comercial que inclúen bases de datos de clientes e provedores. Cando non se integra o novo sistema (de calidade, medio ambiente e/ou prevención) co sistema de xestión comercial xéranse rexistros duplicados e innecesarios de clientes, provedores e pedidos de venda e compra para dar resposta aos requisitos das normas de referencia (por exemplo, apartados "7.2 Procesos relacionados co cliente" e "7.4 Compras" da norma ISO 9001:2008 así como "4.4.6 Control operacional" da Norma ISO 14001:2004)

Os rexistros de non conformidades dos sistemas non integrados, non están relacionados coas bases de datos de provedores, ordes de fabricación, pedidos de compra ou pedidos de venda, o que require maior esforzo no rexistro e dificulta a análise estatística das non conformidades.

4. Non confundir a documentación co propio sistema

Nalgunhas organizacións mantense a crenza de que un sistema de xestión non é máis que un conxunto de documentos que se crean, contrólanse, arquivan e distribúen. Esta idea leva a pensar que cantos máis documentos e rexistros compoñan o sistema, máis completo será. Este é un concepto totalmente erróneo, xa que a esencia dun sistema de xestión non son os documentos e os rexistros senón os procesos, os recursos, as persoas, os métodos e a organización necesaria para cumprir os obxectivos e requisitos que a organización se propoña. Na práctica, os mellores sistemas son os que logran cumprir devanditos obxectivos e requisitos co mínimo volume de documentos e rexistros.

5. Non ter como único obxectivo "a certificación" e perder de vista a "eficiencia" do sistema

Cando se decide implantar un sistema de xestión normalizado, debe evitarse a cegueira de buscar unicamente a certificación do sistema. Cando só se persegue este fin, o sistema acaba sendo un "centro de custo" que non achega máis beneficio que o de permitir lucir un certificado. Un sistema de xestión pode e debe ser unha ferramenta que permita optimizar os procesos, reducir custos, mellorar o desempeño e en consecuencia mellorar a competitividade e os resultados do negocio.

A nova xeración de software de xestión de calidade, medio ambiente e prevención de riscos laborais

A maioría dos sistemas informáticos de xestión de calidade, medio ambiente e prevención existentes no mercado mostran carencias probablemente derivadas da falta de consideración das claves anteriormente enumeradas:

• Unha elevada porcentaxe das aplicacións comercializadas como "software de xestión da calidade" son en realidade programas de xestión documental, que se limitan a facilitar a xeración e control dos documentos. Obviamente estes programas non permiten simplificar a documentación, senón tan só axiliza-lo seu control.
• A gran maioría do software de xestión de sistemas de calidade, medio ambente e prevención convencionais non permite a integración cos programas de xestión existentes nas organizacións nas que se implanta.

Bemus^®: Software de Xestión de Sistemas de nova xeración

A nova xeración de aplicacións de xestión de calidade, medio ambente e prevención permiten integrar nunha sóa solución a xestión de toda a organización. A integración do sistema de xestión de calidade, medioambiente e prevención cos demais sistemas de xestión da organización beneficia significativamente a eficiencia e en consecuencia a rendabilidade.

Bemus^® é unha plataforma de xestión de sistemas de calidade, medio ambente e prevención de nova xeración. Os potenciais clientes de Bemus^® son organizacións de calquera tipo ou sector que teñan implantado ou desexen implantar sistemas de calidade, medio ambiente e prevención de riscos laborais. Está especialmente recomendada para aquelas empresas que queiran implantar sistemas eficientes e integrados.

Bemus^®non presenta as limitacións das ferramentas convencionais anteriormente citadas, xa que:

• Non ten como finalidade principal e exclusiva a xestión documental, senón que abarca a xestión de todos os elementos dos sistemas de calidade, medio ambente e prevención (obxectivos, indicadores, identificación e verificación do cumprimento de requisitos regulamentarios e normativos, non conformidades, custos de non calidade, auditorias, control de equipos de medida, mantemento de equipos, formación do persoal, comunicación interna, comunicación externa, xestión de epis, xestión de incidentes e accidentes, definición de responsabilidades, identificación e avaliación de riscos, accións correctivas, accións preventivas, suxestións de mellora, controis de proceso, controis de produto, xestión de tarefas)
• Permite a integración da xestión dos sistemas de calidade, medio ambente e prevención cos sistemas de xestión empresarial, xa que está desenvolvido sobre unha plataforma ERP-CRM que pode abarcar todas as funcións dunha organización
• Evita a duplicidade de rexistros e a complexidade da documentación
• Permite a automatización dos procesos e en consecuencia a mellora da súa eficiencia
• Permite dispor de indicadores avanzados de xestión en tempo real que melloran o control dos procesos de negocio e facilitan a toma de decisións baseada en datos fidedignos e relevantes

Funcións de Bemus^®

Entre outras, as funcións desta aplicación son:

XENERAIS:

• Clientes e provedores
• Produtos e servizos
• Perfís de usuario
• Definición e desglose de procesos
• Plans de control de procesos e produtos
• Axenda para a planificación e seguimento de todo tipo de tarefas
• Avisos ao usuario vía e-mail
• Exportación a excel
• Centros de traballo
• Maquinaria e instalacións - inventario, mantemento correctivo, preventivo
• Xestión de equipos de medida - calibraciones e verificacións
• Xestión da documentación o sistema
• Xestión de documentación externa
• Base de datos de referencias legais e normativas
• Verificación do cumprimento de requisitos legais e normativos
• Xestión de noticias

RECURSOS HUMANOS:

• Postos de traballo - perfiles de posto
• Empregados - base de datos de empregados
• Habilidades e coñecementos - base de datos de coñecementos - xestión de competencias
• Plans de formación e rexistros de formación
• Grupos de contactos
• Avaliación do clima laboral

MELLORA:

• Auditorias
• Non conformidades
• Accións correctivas
• Accións preventivas
• Suxestións de mellora
• Xestión de reunións - actas de reunión - revisión pola dirección
• Plans de comunicación interna
• Plans de obxectivos e metas - planificación de accións
• Cadro de mando de indicadores

CALIDADE:

• Análise modal de fallos e efectos - AMFE / APPCC - riscos de calidade
• Queixas e reclamacións
• Avaliación da satisfacción dos clientes

PREVENCIÓN de RISCOS LABORAIS:

• Xestión de equipos de protección individual (epis)
• Investigación e análise de incidentes e accidentes
• Avaliación de riscos laborais

MEDIO AMBENTE:

• Avaliación de aspectos medio ambentais
• Xestión de residuos

Características diferenciais de Bemus^®

• Escalabilidade: posibilidade de ampliar funcións a todos os ámbitos da xestión (planificación e control orzamentario, comercial, económico-financeira, produción)
• Flexibilidade: adaptable ás especificacións de cada organización
• Facilidade de manexo: amigable, utilización moi sinxela
• Integración: posibilidade de vincular con aplicacións existentes de xestión
• Velocidade de base de datos: base de datos con prestacións similares ou superiores a Oracle.
• Robustez: programada a proba de fallos
• Accesibilidade: acceso vía Internet
• Capacidade de exportación a Excel
• Avisos vía e-mail

As opcións de adquisición deste software son:

• Instalación particular e adquisición de licenzas
• SaaS:
  
  Software as a Service – pago por utilización sen coste de licencias

Vantaxes de Bemus^®

Bemus^® é unha solución completa e avanzada de xestión de sistemas de calidade, medioambente e prevención de riscos laborais. Permite dispor en tempo real de información da xestión da empresa desde calquera computador con conexión a Internet. Outra vantaxe diferencial de Bemus^® é a posibilidade de integrar e ampliar as funcións do programa a demanda do cliente, podendo abarcar todas as funcións da xestión operativa de calquera empresa (mercadotecnia, compras, produción, almacéns, facturación, contabilidade, xestión de proxectos). Bemus^® permite implantar e manter sistemas de xestión eficientes de forma sinxela e rentable.

Para máis información sobre Bemus^®:

Sinapsys Business Solutions, S.L.

“Open solutions for your business”

Aplicacións Informáticas de xestión

Consultoría de xestión e organización

www.sinap-sys.com

sinapsys@sinap-sys.com