Domingo Rey Peteiro
Director Xerente
Sinapsys Business Solutions, S.L.
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com
Resumo
As organizacións deben empregar o software de xestión de calidade, medio ambiente e prevención non só coa finalidade de cumprir cos requisitos das normas de referencia, senón tamén para mellorar a súa competitividade. Aquelas empresas que integran o seu sistema de xestión de calidade, medio ambiente e prevención cos sistemas existentes de xestión serán máis competitivas, tanto na calidade do produto/servizo como na redución de custos e burocracia. Bemus® é unha plataforma de xestión de sistemas de calidade, medio ambiente e prevención de nova xeración que permite implantar e manter sistemas eficientes de forma sinxela e rendible.
Introdución: A innecesaria burocracia dos sistemas de xestión normalizados
Os sistemas de xestión normalizados son obxecto dunha crítica xeneralizada: xeran excesiva burocracia. É certo que na maioría de organizacións, a implantación dos sistemas de calidade, medio ambente e prevención engade máis burocracia á xestión. Con todo, a burocracia excesiva do sistemas non é consecuencia directa dos requisitos que establecen as normas de referencia, senón da forma na que se cumpren devanditos requisitos. Deseñar e implantar un sistema ineficiente e complexo require pouco coñecemento e esforzo, pero deseñar e implantar un sistema eficiente e sinxelo pola contra require gran coñecemento e esforzo.
Claves para deseñar e implantar sistemas de xestión "eficientes e sinxelos"
Sen pretender ser exhaustivos, enuméranse a continuación algunhas claves que deben ser consideradas cando se pretende implantar un sistema de xestión "eficiente e sinxelo"
1. Non confundir os “ques” cos “comos”
As normas de referencia dos sistemas de xestión establecen requisitos, pero non a forma na que devanditos requisitos deben satisfacerse. Dito doutra forma: as normas de xestión ditan o que se debe lograr, pero non a forma de facelo. Esta flexibilidade é unha arma de dobre fío, porque algunhas organizacións confunden os requisitos cos métodos ou tecnoloxías para satisfacelos:
Integrar o sistema de xestión (calidade, medio ambiente e/ou prevención) cos demais sistemas existentes na empresa
En moitas organizacións, os sistemas de calidade, medio ambiente e prevención implantar de forma paralela aos sistemas de xestión existentes (planificación estratéxica, planificación e control orzamentario, xestión comercial, enxeñaría, xestión de operacións, xestión de persoal, xestión económico-financeira). A falta de integración de sistemas xera ineficencias, xa que non se producen as necesarias sinerxías entre os sistemas. Algúns exemplos:
3.Simplificar a documentación e os rexistros
A falta de integración dos sistemas leva en moitos casos a xeración de rexistros e documentos duplicados ou innecesarios. Algúns exemplos:
Na maioría de organizacións, dispoñen de programas informáticos para a xestión comercial que inclúen bases de datos de clientes e provedores. Cando non se integra o novo sistema (de calidade, medio ambiente e/ou prevención) co sistema de xestión comercial xéranse rexistros duplicados e innecesarios de clientes, provedores e pedidos de venda e compra para dar resposta aos requisitos das normas de referencia (por exemplo, apartados "7.2 Procesos relacionados co cliente" e "7.4 Compras" da norma ISO 9001:2008 así como "4.4.6 Control operacional" da Norma ISO 14001:2004)
Os rexistros de non conformidades dos sistemas non integrados, non están relacionados coas bases de datos de provedores, ordes de fabricación, pedidos de compra ou pedidos de venda, o que require maior esforzo no rexistro e dificulta a análise estatística das non conformidades.
4. Non confundir a documentación co propio sistema
Nalgunhas organizacións mantense a crenza de que un sistema de xestión non é máis que un conxunto de documentos que se crean, contrólanse, arquivan e distribúen. Esta idea leva a pensar que cantos máis documentos e rexistros compoñan o sistema, máis completo será. Este é un concepto totalmente erróneo, xa que a esencia dun sistema de xestión non son os documentos e os rexistros senón os procesos, os recursos, as persoas, os métodos e a organización necesaria para cumprir os obxectivos e requisitos que a organización se propoña. Na práctica, os mellores sistemas son os que logran cumprir devanditos obxectivos e requisitos co mínimo volume de documentos e rexistros.
5. Non ter como único obxectivo "a certificación" e perder de vista a "eficiencia" do sistema
Cando se decide implantar un sistema de xestión normalizado, debe evitarse a cegueira de buscar unicamente a certificación do sistema. Cando só se persegue este fin, o sistema acaba sendo un "centro de custo" que non achega máis beneficio que o de permitir lucir un certificado. Un sistema de xestión pode e debe ser unha ferramenta que permita optimizar os procesos, reducir custos, mellorar o desempeño e en consecuencia mellorar a competitividade e os resultados do negocio.
A nova xeración de software de xestión de calidade, medio ambiente e prevención de riscos laborais
A maioría dos sistemas informáticos de xestión de calidade, medio ambiente e prevención existentes no mercado mostran carencias probablemente derivadas da falta de consideración das claves anteriormente enumeradas:
Bemus®: Software de Xestión de Sistemas de nova xeración
A nova xeración de aplicacións de xestión de calidade, medio ambente e prevención permiten integrar nunha sóa solución a xestión de toda a organización. A integración do sistema de xestión de calidade, medioambiente e prevención cos demais sistemas de xestión da organización beneficia significativamente a eficiencia e en consecuencia a rendabilidade.
Bemus® é unha plataforma de xestión de sistemas de calidade, medio ambente e prevención de nova xeración. Os potenciais clientes de Bemus® son organizacións de calquera tipo ou sector que teñan implantado ou desexen implantar sistemas de calidade, medio ambiente e prevención de riscos laborais. Está especialmente recomendada para aquelas empresas que queiran implantar sistemas eficientes e integrados.
Bemus®non presenta as limitacións das ferramentas convencionais anteriormente citadas, xa que:
Funcións de Bemus®
Entre outras, as funcións desta aplicación son:
XENERAIS:
RECURSOS HUMANOS:
MELLORA:
CALIDADE:
PREVENCIÓN de RISCOS LABORAIS:
MEDIO AMBENTE:
Características diferenciais de Bemus®
As opcións de adquisición deste software son:
Vantaxes de Bemus®
Bemus® é unha solución completa e avanzada de xestión de sistemas de calidade, medioambente e prevención de riscos laborais. Permite dispor en tempo real de información da xestión da empresa desde calquera computador con conexión a Internet. Outra vantaxe diferencial de Bemus® é a posibilidade de integrar e ampliar as funcións do programa a demanda do cliente, podendo abarcar todas as funcións da xestión operativa de calquera empresa (mercadotecnia, compras, produción, almacéns, facturación, contabilidade, xestión de proxectos). Bemus® permite implantar e manter sistemas de xestión eficientes de forma sinxela e rentable.
Para máis información sobre Bemus®:
Sinapsys Business Solutions, S.L.
“Open solutions for your business”
Aplicacións Informáticas de xestión
Consultoría de xestión e organización
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com