Consultoría en gestión e innovación
Le ayudamos a mejorar la satisfacción de sus clientes
Las herramientas de gestión accesibles hasta ahora sólo a las grandes corporaciones a su alcance
¿Cree que debe mejorar la gestión de su empresa? podemos ayudarle
Soluciones innovadoras para la gestión de su empresa
Le ayudamos a diferenciarse
Le ayudamos a mejorar la imagen de su organización
Le ayudamos a optimizar sus recursos

Xestión Informatizada de Sistemas de Calidade, Medioambiente e Prevención: ¿Xestión Documental ou Xestión da Información?

Domingo Rey Peteiro
Director Xerente
Sinapsys Business Solutions, S.L.
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com

A burocracia da Xestión dos Sistemas: ¿Cero papeis é posible?

Nalgunhas organizacións, o sistema da xestión de calidade, medioambiente ou prevención non son máis ca un conxunto de documentos que se crean, revisan, aproban e arquivan, sen chegar a empregarse polo persoal. Dita documentación só serve na maioría dos casos pra acumular po nun andel. Cando se actualizan estes documentos, xa sexa por cambios na regulamentación, normativa aplicable ou cambios organizativos, é preciso adicar moito tempo. Unha vez actualizados, devanditos documentos volverán almacenarse no seu lugar de arquivo. Por iso non resulta estraño que os sistemas de xestión normalizados (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, EN 9100, ISO 17025, ISO 17020, ISO 17021, ISO TS 16949, etc.) adquiran a inxusta fama de ser de excesivamente burocráticos.

Cero papeis? Xestión documental ou xestión de datos e información?

O mellor sistema de xestión é o que xera menos burocracia e menos papeis, cumprindo o seu obxectivo final: controlar os riscos, previr os fallos e mellorar a eficacia e eficiencia dos procesos. Por iso a primeira premisa a considerar é minimizar o volume de datos e información a incluír no noso sistema.

A segunda premisa é informatizar os datos na medida do posible, ¿pero? ¡¡¡atención!!!: gardar os documentos en formato electrónico (pdf, Word, Excel, imaxe e outros) non constitúe un rexistro electrónico axeitado xa que o simple feito de converter un papel en formato electrónico non asegura os seguintes requisitos de xestión:
• Autenticidade
• Seguridade dos datos
• Posibilidade de análise de datos

En consecuencia, un software de xestión documental non é a solución idónea para a xestión dun sistema de calidade, medioambiente e prevención xa que non xestiona datos, senón documentos.

Vantaxes da xestión de datos e información

O software de xestión con base de datos, realmente é a solución para a mellora dos sistemas de xestión, xa que permite:
• Reducir erros de trascripción
• Actualizar os datos en tempo real
• Dar acceso aos datos de forma controlada aos destinatarios que deban coñecelos
• Reducir traballo burocrático: cada dato rexístrase unha única vez
• Analizar os datos (é dicir, converter os datos en información relevante que permita saber que sucede, por que sucede e facilítenos a toma de decisións axeitadas para seguir mellorando a nosa xestión)

Como xestionar datos e información nos sistemas de xestión?

Desde fai máis de dúas décadas, as organizacións máis avanzadas comezaron a implantar sistemas informáticos que permiten a planificación e o control dos procesos e os recursos: aplicacións tipo MRP (Material Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e SCM (Suply Chain Management). Devanditas aplicacións permiten controlar os datos relativos aos procesos chave (comercial, ingenería, compras, fabricación, almacéns, expedicións, facturación, tesourería, contabilidade analítica, contabilidade financeira).

Estes MRP, ERP, CRM e SCM tiveron moito éxito na mellora das organizacións, xa que facilitan a sistematización dos procesos e permiten dispor de información en tempo real que resulta crucial para a xestión. Desafortunadamente estas aplicacións de xestión operativa non adoitan incluír todas as funcións precisas para a xestión dos sistemas de calidade, medioambiente e prevención, talles como rexistro de incidencias, auditorias, obxectivos, formación, accións correctivas e preventivas, suxestións de mellora, avaliación da satisfacción dos clientes, xestión de residuos, identificación e avaliación de aspectos ambientais, riscos de calidade, riscos laborais, etc.. Estes requisitos contempláronse tradicionalmente como "extras" da xestión, e non como requisitos esenciais polo que quedaron fóra destes sistemas de xestión operativa.

As tecnoloxías da información permiten integrar aplicacións de software de calidade, medioambiente e prevención con sistemas informáticos MRP/ERP/CRM/SCM de forma que todos os requisitos e procesos manéxense de forma unificada. Un axeitado software de xestión de sistemas integrado cos sistemas de xestión operativa presenta numerosas e importantes vantaxes:
• Evita duplicidade nos datos ? fronte á alternativa de sistemas de xestión non integrados
• Reduce a carga de traballo burocrático
• Evita erros nos datos
• Facilita e mellora a trazabilidad dos produtos e os procesos
• Permite dispor de información integral válida para a toma de decisións (podendo crearse cadros de mando que contemplen toda-las perspectivas: económico-financeira, procesos, clientes, innovación e desenvolvemento, persoas)
• Permite compartir a información non só entre o persoal interno da organización senón tamén con outras partes interesadas externas (clientes/provedores/administracións/entidades de verificación da conformidade/accionistas/cidadáns) establecendo os oportunos niveis de acceso en función do tipo e destinatarios da información

En resumo: a integración do sistema informático de xestión de calidade, medioambiente e prevención cos sistemas informáticos de xestión operativa permite mellorar a planificación e o control da xestión, coa consecuente mellora da competitividade das organizacións.

Como elixir o software de xestión de sistemas?

Para seleccionar un software de xestión de sistemas de calidade, medioambiente e prevención, unha organización debe considerar diversos factores que lle permitan elixir a alternativa idónea. As preguntas seguintes poden servir de guía:
• A aplicación permite a integración con aplicacións existentes de xestión operativa e, en caso afirmativo, de que xeito e a que custo?
• A aplicación ofrece un alto grao de flexibilidade e escalabilidad?
• É a aplicación o suficientemente completa como para dar resposta a todas-las necesidades de xestión de sistemas presentes e futuras?
• É o suficientemente sinxela de manexo e amigable para o usuario?
• Pode levar a cabo a súa implantación de forma rápida e sinxela?
• Permite acceso remoto?
• Dispón de sistemas de seguridade avanzados?
• Ofrece o provedor actualizacións periódicas?
• Ofrece o provedor un servizo de asistencia técnica adecuado?

Para máis información sobre Bemus®:
Sinapsys Business Solutions, S.L.
“Open solutions for your business”
Aplicacións Informáticas de xestión
Consultoría de xestión e organización
www.sinap-sys.com
sinapsys@sinap-sys.com